Reunión efectiva: 5 claves sobre cómo gestionar un Transnational project meeting

Reunión Efectiva TPM

Reunir al consorcio de un proyecto en el que participan socios procedentes de diferentes países supone un gran esfuerzo tanto económico como de tiempo, ya que todas las personas encargadas de gestionar el proyecto tienen que viajar al lugar de celebración del ‘Transnational Project Meeting’ (habitualmente llamado en el argot de la profesión TPM o simplemente M en referencia al ‘Meeting’). Y no estamos por la labor de derrochar tiempo y dinero. Tenemos que centrarnos en hacer una reunión efectiva.

Hemos nacido para gestionar bien los recursos de un proyecto, si gestionamos bien un proyecto tenemos que gestionar bien una reunión y he aquí la importancia de hacer reuniones efectivas.

Las reuniones tienen que ajustarse siempre a unos objetivos y a la naturaleza que las originó. Y lo que es incluso más importante. Tienen que ser reuniones efectivas. Una reunión que no es ágil acaba convirtiéndose en un fracaso para quien la convoca y en una pérdida de tiempo para quien asiste.

1. Un Transnational Project Meeting requiere planificación.

La regla básica de una reunión efectiva es la planificación. Un TPM puede extenderse entre 1 a 3 días y tener una agenda perfectamente planificada y con los tiempos (tanto de trabajo como de descanso) bien medidos es crucial para que el meeting se desarrolle con éxito.

Asegúrate de que todos los integrantes del proyecto tienen sus ‘tareas’ listas y sus presentaciones mandadas para poder reproducirlas con agilidad. Manda con tiempo la convocatoria de la reunión si no está fijada desde el comienzo del proyecto, y asegurate de que cada asistente ha entendido bien las tareas que tiene que desarrollar en la reunión.

Es importante para que los asistentes estén atentos y concentrados en todo momento que la duración de cada sesión de trabajo no sea excesiva.

La sala donde vayas a desarrollar el meeting tiene que estar bien acondicionada, con una temperatura agradable y una luz que permita una visión adecuada. Siempre es recomendable tener los ‘coffe break’ cerca de la sala donde desarrolláis la actividad y que no supongan una ruptura con la dinámica de la reunión, son simplemente eso, ‘breaks’, no ha terminado la sesión.

2. La pedagogía es tu aliado contra futuros problemas.

Al enfrentarte a reuniones con personas procedentes de entornos tan diversos y con diferentes niveles de dominio del idioma, de la tarea de gestión de proyectos y del tema que trate el proyecto, tienes que asegurarte de que tus presentaciones y tus instrucciones son claras y entendibles.

Cuanto más pedagógico y explicativo seas en tus presentaciones, menos problemas tendras en el futuro desarrollo del proyecto. Nunca des por supuesto ningún tema y da siempre la posibilidad a los socios a formularte preguntas. Cada vez que termines una sección, tu frase tiene que ser ‘¿Tenéis alguna pregunta sobre este tema? ¿Alguna duda?’.

De igual modo al finalizar la agenda del meeting, pon un punto específico dirigido a resolver dudas. Una reunión efectiva es una reunión donde no han quedado dudas en el tintero.

3. Utiliza siempre presentaciones y un lenguaje claro y directo. Nunca te desvíes del tema.

El lenguaje claro y las presentaciones que sean fáciles de leer e interpretar van a ir siempre a tu favor. La cantidad de información que se trata en una reunión de este tipo es apabullante y hace que presentar clara la información, sea una obligación.

Suministra siempre la información que expones, a los asistentes, para que no tengan que estar tomando nota mientras atienden. Siempre es una buena estrategia subir los recursos y presentaciones que hayas empleado a la aplicación de gestión que uséis en el consorcio.

Es crucial no desviarse del tema. Si bien muchas veces hay puntos que pueden generar conversaciones o debates interesantes, tienes que saber diferenciar si ese debate está contribuyendo al desarrollo del punto a tratar, o se está desviando. Si es así, debes intervenir para reconducir la reunión. Tú eres el responsable del buen funcionamiento de la reunión. El tiempo es oro si quieres conseguir una reunión efectiva.

Reunión efectiva en un TPM

4. Apóyate en el uso de herramientas de gestión.

Utiliza herramientas que te permitan ordenar y asignar tareas a los integrantes del equipo que gestiona el proyecto, a la vez que generas un listado de tareas por desarrollar claro, estarás controlando a tiempo real el nivel de desarrollo que tiene cada una.

Es importante también que uses una aplicación donde poder subir todos los documentos que vas usando en el proyecto. La aplicación de gestión de proyectos, en algunas ocasiones te permite esa funcionalidad también. Nosotros usamos en On Projects la aplicación de Freedcamp, que os explicaremos en más detalle junto con otras herramientas de gestión de proyectos en un post próximamente.

5. Haz un resumen de los temas y los acuerdos adoptados en la reunión y mándaselo a todos los asistentes al finalizar la reunión.

Es importante fijar todos los temas que se han tratado en la reunión y sobre todo hacer hincapié en los acuerdos que habéis adoptado en la reunión. Para que los asistentes puedan seguir trabajando desde sus organizaciones en el proyecto sin olvidar ningún asunto tratado, es importante mandar un resumen de los temas tratados en un email que esté bien estructurado y sea claro.

Sube todos los documentos y actas generadas a un lugar accesible para todos los socios, para que si en algún momento necesitan consultar la información no tengan problema en llegar hasta ella.

Estas son nuestras 5 claves para tener una reunión efectiva en un Transnational Project Meeting.

¿Y tú? ¿Qué opinas? ¿Cuáles son tus trucos para tener una reunión de 10? Compártelos con nosotros y comparte esta información para que le pueda ser útil a más gente.

Jorge Contreras

Técnico de proyectos y community manager en On Projects Advising SL. Arquitecto, especializado en la gestión de proyectos de financiación europea, con una amplia trayectoria en puestos de gestión del ámbito universitario a nivel nacional e internacional.